در دنیای پر از سرعت و عوامل حواس پرتی امروز، استفاده بهینه از هر روز یک چالش واقعی است. بیشتر تکنیک‌های مدیریت زمان به خود زمان مربوط نیستند، و بیشتر به خود مدیریتی و ایجاد عادت خوب مربوط هستند. مدیریت زمان در اصل مدیریت زمان، تمرکز و انرژی برای رضایت درونی و انجام کارهای شخصی و کاری است. اگر در حال مطالعه این مقاله هستید به احتمال زیاد به دنبال بررسی و ایجاد تغییر در شیوه مدیریت زمان فعلی خود برای موفقیت تحصیلی-شغلی هستید. در این مقاله ابتدا راهکارهای بهبود مهارت مدیریت زمان را بررسی می کنیم و بعد چند مورد از روش های متداول مدیریت زمان را معرفی می کنیم.
اهمیت مدیریت زمان
مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی و اعمال کنترل آگاهانه بر زمانی است که صرف فعالیت های خاص می کنید. هدف معمولا افزایش اثربخشی، کارایی و بهره وری است. یافتن تعادل و اختصاص زمان مناسب به کار، استراحت و فعالیت های اجتماعی خود یک هنر است - اما با یک رویکرد هوشمندانه، هر چیزی ممکن است.
هیچ راهکاری برای همه مفید نیست و تنها راه موفقیت در مدیریت زمان امتحان کردن روش های مختلف و انتخاب بهترین رویکرد مناسب برای شخص شما و مخصوص موقعیت فعلی زندگی شماست. مدیریت زمان برای یک دانشجوی سال اول با یک فریلنسر دورکار و یا یک مدیر ارشد معانی متفاوتی خواهد داشت.
مهارت های مدیریت زمان ضعیف اغلب می تواند منجر این موارد شود: «اهمال کاری، مهلت های از دست رفته، کیفیت کار ضعیف، استرس بالا، روابط ناسالم، مشکلات مالی، فرصت های از دست رفته، و وقت آزاد کمتر». مدیریت آگاهانه زمان و متمرکز ماندن بهترین راه برای اطمینان از تعادل بهتر بین کار، تحصیل و زندگی است. علاوه بر این، مدیریت زمان به شما کمک می کند تا در کار بهتر عمل کنید و از نظر دیگران قابل اعتمادتر و حرفه ای تر شوید.
راهکارهای بهبود مهارت مدیریت زمان
استفاده از این راهکارهای کلیدی به شما در افزایش مهارت مدیریت زمان کمک می کند.
ردیابی و ثبت زمان
اگر از ابزاری برای ردیابی زمان استفاده نمی کنید، نمی توانید بدانید چه زمانی را به چه فعالیتی اختصاص داده ایم. شاید تصور می کنید که تصویر واضحی از نحوه استفاده خود از ساعات دارید، اما تا زمانی که زمان را ردیابی و ثبت نکنید برای برنامه ریزی و ایجاد تغییر اطمینان نخواهید داشت.
قبل از شروع بنویسید فکر میکنید چقدر برای هر کار در روز یا هفته وقت صرف می کنید تا بعدا نتیجه را با تصور خود مقایسه کنید. برای شروع ردیابی زمان نیازی به کاغذ نیست و می توانید از یکی از اپلیکیشن های Harvest، Clockify یا ThenandNow استفاده کنید. در این اپلیکیشن ها دقیقا هنگام شروع و پایان هر فعالیت زمان خود را حداقل به مدت یک هفته ثبت کنید تا ببینید چه اتفاقی برای زمان های کار، استراحت، درس، تفریح، خرید و… شما میفتد. بعد از این ردیابی امکان برنامه ریزی و مدیریت زمان براساس واقعیت موجود و نه تصورات خود را خواهید داشت.
برنامه ریزی قبل از شروع کار
آخرین باری که یک پروژه را بدون طرح اولیه با موفقیت و بدون هیچ مشکلی به پایان رساندید کی بود؟ بدون برنامه ریزی و تشخیص قسمت های مختلف یک پروژه شما امکان مدیریت زمان را از دست خواهید داد. مثلا تصور کنید قرار است یک مقاله وبلاگی درباره بهترین نرم افزار رایگان مدیریت زمان تا قبل از شب شنبه بعدی بنویسید. اگر بدون هیچ گونه برنامه ریزی تازه صبح شنبه شروع به نوشتن کنید، باید همزمان هم مقاله را بنویسید، هم تحقیق کنید و هم ساختار متن را ویرایش کنید. انجام چند کار همزمان سرعت شما را کاهش می دهد و ممکن است بیش از هشت ساعت برای رسیدن به کیفیت مطلوب برای چاپ زمان لازم داشته باشید.
حالا تصور کنید ابتدا تحقیق را انجام داده اید، سپس ساختار کلی مقاله و سرفصل ها را تعیین کرده اید، منابع و کلید واژه ها را دسته بندی کردید، و در نهایت شروع به نگارش می کنید و چند روز هم تا ویرایش نهایی فاصله دارید. این رویکرد برنامه ریزی در مورد پروژه های بزرگ تر مثل نوشتن یک کتاب یا پایان نامه، طراحی یک سایت یا ترسیم نقشه معماری یک مجتمع تجاری هم کاربرد دارد. با برنامه ریزی، ترسیم مراحل کار و اختصاص زمان خاص به آنها نتیجه بهتری از مدیریت زمان خواهید گرفت.
اولویت بندی کارها
زمان محدود است و شما نمی توانید آن را صرف انجام کارهای بی اهمیت یا بی اهمیت کنید. اگر ضرب الاجل بزرگی در پیش دارید، نباید اجازه دهید مسائل جزئی کاری مانع ایجاد شود. به عنوان مثال، وقتی مشتریان شما انتظار دارند صبح روز بعد کار تکمیل شده را دریافت کنند، نمی خواهید زمان را صرف تمیز کردن همه فایل ها در رایانه خود کنید- هرچند وسوسه آن ممکن است وجود داشته باشد. مهم ترین کارها ابتدا باید تکمیل شوند، و بعدا باید به مسائل بی اهمیت بپردازید. بهترین ساختار برای دسته بندی کارها استفاده از ماتریس آیزنهاور به صورت زیر است:
اهداف SMART داشته باشید
اهدافی که تعیین می کنید باید خاص (Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Attainable)، مرتبط (Relevant) و محدود به زمان (Time-bound) باشند. مثلا برای شرکت در آزمون بین المللی زبان، باید از سطح فعلی خود (نمره فعلی خود)، نمره مد نظر خود در آن آزمون خاص، زمان لازم برای مطالعه و رسیدن به آن سطح و ابزارهای لازم کاملا اطلاع داشته باشید تا بتوانید یک هدف گذاری واقع بینانه و کاربردی برای برنامه زمانی آزمون خود داشته باشید.
از انجام چند کار هم زمان خودداری کنید
تصور اکثر ما این است که افراد بزرگ می توانند بسیاری از کارها را همزمان انجام دهند و در همه چیز عالی باشند. این یک توهم است و در بیشتر موارد، انجام همزمان کارها برنامه شکست حتمی خواهد بود. افراد موفق به این دلیل موفق هستند که متمرکز و مصمم هستند. آنها می توانند ذهن خود را به چیزی معطوف کنند و از تمام انرژی خود برای رسیدن به آن هدف خاص استفاده کنند. هنگامی که آنها موفق شدند، سپس به سرعت به کار بعدی می روند. آنها این فرآیند را چنان مؤثر تکرار می‌کنند، که اغلب به نظر می‌رسد که در حال انجام چندین کار به طور همزمان هستند. تحقیقات هم نشان داده که انجام همزمان چند کار یا multi-tasking تاثیر منفی بر عملکرد انسان ها دارد. به جای اینکه با پیگیری هزاران چیز کوچک حواس خود را پرت کنید، فهرستی تهیه کنید و روی اولویت های مهم با وقت و انرژی خود سرمایه گذاری کنید. هرچه تمرکز بیشتری داشته باشید، انجام کارها بدون اشتباه آسان تر خواهد بود.
استفاده از اصل پارکینسون
اصل پشت این قانون به سیریل پارکینسون مورخ بریتانیایی نسبت داده می شود که معتقد بود کارها برای پر کردن زمان در نظر گرفته شده برای تکمیل آنها گسترش می یابند. هر چقدر زمان بیشتری به کاری اختصاص بدهیم همان قدر طول خواهد کشید. هرچند در مورد همه کارها نمی توان این روش را اعمال کرد، اما با این نگرش شما می توانید در صورت امکان وقت کمتری به کارها اختصاص بدهید. مثلا اگر یک هفته برای ارائه یک پروژه مهم فرصت دارید، به خودتان فشار بیاورید تا آن را تنها در سه روز به پایان برسانید. اگر فقط چند ساعت فرصت دارید تا مقاله را تحویل دهید، شارژر خود را وصل کنید و قبل از تمام شدن باتری لپ تاپ خود را مجبور کنید کار را تمام کنید.
یک نکته: قانون پارکینسون برای افرادی که به خوبی تحت فشار کار می کنند عالی عمل می کند، اما برای افرادی که به راحتی استرس می گیرند همیشه بهترین انتخاب نیست.
مدیریت عوامل حواس پرتی
وقفه های مکرر مساوی با صرف زمان بیشتر برای تمرکز مجدد و بازگشت به جریان کار مولد است. آیا شما مقصر هستید که نوتیفیکیشن های رسانه‌های اجتماعی خود را بیشتر از آنچه می‌خواهید چک میکنید؟ آیا در حالی که کوهی کار ناتمام دارید، زمان زیادی را صرف گپ زدن با همکاران پرحرف می کنید؟ راهکار مدیریت هر مورد متفاوت است، اما باید عوامل عدم تمرکز، حواس پرتی و هدر رفتن زمان را در سیستم ردیابی زمان که قبل تر توضیح دادیم شناسایی کنید و برای رفع هر کدام چاره ای بیندیشید. مثلا در ساعات کار گوشی خود را در حالت بدون سیستم اعلان قرار دهید یا با کسب مهارت های ارتباطی مناسب برای ساعت استراحت خود و زمان سپری شده با همکاران حد و مرز مشخص کنید.
مهم ترین کار اولین کار است
کتاب قورباغه را اول قورت بده که برای مدیریت زمان و ارائه راهکار به افراد اهمال کار نوشته شده بر اساس این نکته کلیدی است که «اولین کاری که در روز انجام می دهید باید مهم ترین کار شما باشد». همین مفهوم در کتاب کار عمیق کال نیوپورت برجسته شده است: «وقت گذاشتن برای سخت‌ترین کار از نظر شناختی در یک فرصت صبحگاهی اختصاصی - قبل از درگیری با حواس‌پرتی‌های روزانه - می‌تواند اثرات بسیار مفیدی بر بهره‌وری شما داشته باشد.»
اهمیت ثبت و نوشتن برنامه
کمرنگ ترین جوهرها از قوی ترین حافظه ها ماندگارترند. باید برنامه زمانی و کارها را به صورت دیجیتال یا کاغذی بنویسید. بدون ثبت برنامه و بررسی نحوه انجام کارها همه تلاش های شما برای مدیریت زمان نادیده یا بیهوده خواهد شد. می توانید از یک دفتر ساده، اپلیکیشن یادداشت گوشی یا کامپیوتر، فایل اکسل، اپلیکیشن مدیریت زمان، سیستم بولت ژورنال، سررسید و تقویم برای ثبت برنامه اولیه و پیگیری کارهای خود استفاده کنید.
چهار تکنیک مدیریت زمان
در چند سال گذشته، صدها روش مدیریت زمان توجه ما را به خود جلب کرده است. در اینجا چهار تکنیک کاربردی برتر را معرفی می کنیم. ارزش این را دارد که هر کدام را امتحان کنید تا ببینید کدام برای شما و شرایط فعلی شما نتیجه بخش است. اما به صورت کلی بهتر است یک روش را انتخاب کنید و با تمرکز بر همان تکنیک پیش بروید.
1. تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique)
تکنیک پومودورو (به معنی گوجه فرنگی در زبان ایتالیایی) توسط فرانچسکو سیریلو توسعه داده شد، و برای کمک به اهمال کاران در انجام کارها با تقسیم کار به تکه‌های کوچک طراحی شده است. در این روش بعد از تقسیم کار به بخش های کوچک زمان را به صورت زیر مدیریت می کنیم:
- 25 دقیقه کار متمرکز
- 5 دقیقه استراحت (کوتاه در حد قدم زدن و نوشدن قهوه)
- تکرار این چرخه برای چهار بار (دو ساعت)
- استراحت طولانی 20-30 دقیقه ای
- ادامه کل فرآیند تا پایان ساعت کار یا اتمام پروژه
استراحت‌های منظم می‌تواند از فرسودگی ذهنی و بدنی جلوگیری کرده و عملکرد را بهبود بخشد. اما نکته مهم اینجاست که زمان 25 دقیقه برای همه کاربردی نیست و شما می توانید این زمان را تا 45 دقیقه یا یک ساعت بسته به بازده شخصی خود افزایش دهید. پیدا کردن زمان مناسب برای بهترین نتیجه با شما.
2. تکنیک جعبه زمان (Time Boxing)
در این تکنیک ما کارها را در جعبه (محدوده) زمانی خاص انجام می دهیم. یعنی مثلا هر روز ساعت یک تا دو بعد از ظهر به ایمیل ها پاسخ می دهیم یا عصر دوشنبه و سه شنبه سه ساعت روی پروژه پایان نامه کار می کنیم یا در حلسه کاری روی هر مبحث میزان مشخصی وقت صرف می کنیم. در این تکنیک برای مدیریت زمان و انرژی هم از قانون پارکینسون و هم از روش پومودورو استفاده می کنیم.
3. تکنیک انجام دادن کارها (Getting Things Done)
این روش برای اولین بار توسط دیوید آلن در کتابی با همین نام معرفی شد. این روش با ماتریس آیزنهاور و انتخاب اهداف SMART هم تطبیق دارد اما ممکن است به تنهایی برای سرعت بخشی به انجام کارها کافی نباشد. نحوه برنامه ریزی با این روش به صورت زیر است:
- ضبط: هر کار یا ایده ای که به ذهنتان می رسد را یادداشت کنید.
- روشن کنید: ایده هایی را که به ذهنتان خطور کرده اید، در نظر بگیرید و سعی کنید تصمیم بگیرید که چگونه با تصویر بزرگتر مطابقت دارند. آیا آنها پروژه ها یا اقداماتی هستند که می توانند به شما در تکمیل یک کار خاص کمک کنند؟
- سازماندهی: پروژه ها و ایده های خود را مرتب کنید، تاریخ ها را به کارهای خود اضافه کنید و مطمئن شوید که همه چیز در جای مناسب است.
- بازنگری: لیست های خود را هر از چند گاهی به روز کنید و تجدید نظر کنید.
- شروع به کار: ابتدا روی چیزهای مهم کار کنید. از برنامه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که در مسیر از پیش تعیین شده قرار دارید و از ضرب الاجل ها پیروی می کنید.
4. جدول کانبان(Kanban Board)
این تکنیک در دهه 1940 توسط تایچی اوهنو که در آن زمان برای تویوتا کار می کرد توسعه یافت. در سال‌های اخیر، کانبان الهام‌بخش صدها برنامه مدیریت کار مانند Trello و Asana بوده است. کانبان در شکل اصلی خود بسیار ساده است و تنها چیزی که برای ایجاد تابلوی خود نیاز دارید یک خودکار و چند یادداشت چسب‌دار است. با ایجاد حداقل چهار ستون شروع کنید که هر کدام به مراحل مختلف پروژه اختصاص دارد و برچسب ها (کارهای تعریف شده) را در این ستون ها به جلو حرکت می دهیم:
- ایده پردازی (Backlog) در این قسمت با استفاده از روش طوفان فکری پروژه ها را براساس اهداف اصلی طراحی می کنیم. بعد از اینکه یک ایده شکل نهایی گرفت آن را به ستون "انجام دادن" منتقل کنید.
- انجام دادن (To-do) کارهایی که می خواهید روی آنها کار کنید
- در حال پیشرفت (In Progress) کارهایی را که در حال حاضر روی آنها کار می کنید
- انجام شده (Done) کارهایی که کامل شده اند
شما می توانید بر اساس نیازهای خاص خود قالب های مختلفی از یک کانبان ایجاد کنید. نمایش تصویری واضح به این معنی است که همه اعضای تیم شما می توانند به راحتی پیشرفت پروژه را بررسی کنند. یک روش دیگر که در مقابل یا همزمان با کانبان در سازمان و شرکت ها برای مدیریت پروژه استفاده می شود اسکرام (Scrum) است که در آن محدودیت زمانی یک روزه تا چهار هفته ای یا بیشتر هم اعمال می شود. تفاوت اصلی این دو روش در پروژه محور بودن کانبان و زمان محور بودن اسکرام است.
وقتی صحبت از بهره وری و مدیریت زمان می شود، هیچکدام از ما شبیه هم نیستیم. همه ما از ویژگی‌های منحصر به فردی تشکیل شده‌ایم، و آنچه برای یک فرد اثربخش است لزوما برای دیگری کاربردی ندارد. تکنیک‌ها و نکته های این مقاله و منابع معرفی شده نقاط شروع فوق‌العاده‌ای هستند، اما سفر مدیریت زمان شما با یک ذهنیت تجربی و شخصی تازه شروع شده است. تکنیک‌ها را با هم ترکیب کنید، نتایج خود را ثبت کنید، و به زودی خواهید دید که تکنیک‌های مدیریت زمان مخصوص به شما و شرایط فعلی شما چقدر موثرتر هستند.